Zarządzanie czasem. Temat rzeka. Napisano o tym mnóstwo książek. Stworzono wiele kursów. Być może, część z nich przeczytałeś, a może nawet byłeś na jakimś kursie. Jednak, pomimo, tego wciąż masz mnóstwo niejednoznacznych odpowiedzi na wiele prostych pytań. Najczęstsze pytanie, jakie ostatnio słyszę to: ,,Dlaczego nie nadążam ze zrobieniem wszystkiego, co bym chciał w czasie dnia?” albo ,,Dlaczego niczego nie mogę skończyć w czasie dnia?” albo jeszcze inaczej: ,,Jak wyrobić się ze sprawami, które mam zaplanowane i chciałabym zrealizować w danym dniu?”.
Każdy chce „recepty” rozwiązującej powyższy problem. Powodów tego problemu może być wiele, więc na pewno nie da się ich dogłębnie rozwiązać za jednym zamachem. Jest natomiast tytułowy ,,sprawca numer jeden” stwarzający problem codziennego niewyrabiania się z zadaniami.
Z tego, co zauważyłem kiedyś u siebie, i widzę też teraz u innych, jest on odpowiedzialny za ponad połowę przypadków, w których nie nadążamy z codziennymi sprawami. Skupiając się na jego wyeliminowaniu, wykonasz skok w sferze organizacji czasu i powinieneś pozbyć się uczucia przytłaczających cię spraw do załatwienia.
Dlaczego więc nie wyrabiasz się ze sprawami, które masz zaplanowane i chciałbyś zrealizować w danym dniu?
Najprostsza odpowiedź to: Bo chcesz włożyć wszystko do jednego słoika, lub dokładniej: Bo próbujesz włożyć za dużo do słoika.
Jakiego znowu słoika? Co ma słoik do zarządzania sobą w czasie? Próbuję włożyć za dużo, czyli właściwie ile? Ile to jest za dużo? Prosta odpowiedź, a ile więcej pytań rodzi… Jak widać proste odpowiedzi nie zawsze są wystarczające.
Więc, aby nie tylko prosto, ale też dogłębniej i dokładniej odpowiedzieć na tytułowe pytanie ważne jest, abyś najpierw
zmienił swoją percepcję czasu. Ważne jest abyś zrozumiał, że problemy z zarządzaniem czasem biorą się najczęściej z nieodpowiedniego pojęcia czasu. I tutaj właśnie przyda się rozpoczęta już metafora Słoika z Ogórkami :)
Co ma słoik ogórków do zarządzania sobą w czasie?
Wbrew pozorom dosyć dużo. Jaki słoik z ogórkami jest chyba każdy widział. Słoik, ogórki mniejsze i większe, koper i inne przyprawy, no i oczywiście woda.
Jak wygląda Twój typowy dzień, też wiesz. Większe projekty i zadania, mniejsze sprawki, trochę rozrywki, przerw i odpoczynku oraz różne inne rzeczy, których najczęściej nie rejestrujesz.
Analogię mam nadzieję, że już dostrzegasz. Twój czas w ciągu dnia jest jak słoik. To po prostu, naczynie o określonej pojemności spraw i zadań, które możesz do niego zmieścić. Zmień swoją perspektywę myślenia o czasie na taką związaną z pojemnością, a uczynisz pierwszy krok do tego abyś o wiele łatwiej wyrabiał się ze sprawami, które masz do zrealizowania.
W ten sposób opisując dokładniej w naszej ogórkowej metaforze:
Duże ogórki = duże sprawy.
Małe ogórki = małe sprawy.
Koper itp = rozrywka, przerwy, odpoczynek.
Woda = wszystkie inne wypełniacze i przeszkadzajki (dojazdy, jedzenie itd.)
Wiesz jakie masz materiały, więc przyszedł czas, abyś dowiedział się…
Jak zakisić słoik ogórków? … czyli przepis na dobrze zgotowany dzień.
Znów mam pytanie do Ciebie: Robiłeś kiedyś ogórki kiszone? Wiesz jakie są poszczególne kroki tak, abyś jak najlepiej wykorzystał wszystkie materiały? Spróbuj sobie wyobrazić, jak byś się za to zabrał, krok po kroku…
Już? No dobra.
Zapewne pierwsze, co byś zrobił, to przygotował sobie wszystkie elementy. Postawił słoik, umył i przygotował ogórki, tak żebyś miał pod ręką wszystkie wymagane elementy do stworzenia słoika dobrze zakiszonych ogórków :)
Skoro już wiesz, co odpowiada czemu w naszej metaforze, to zapytaj samego siebie: Jak często przygotowujesz się do następnego dnia (czy dni) w tygodniu, w taki sam sposób, jak wyobraziłeś sobie, że przygotowywałbyś słoik ogórków?
Najczęściej, gdy zadaję to pytanie, najpierw następuje chwila ciszy, a potem westchnięcie i ,,Ahaaa…!”
No właśnie. Powinieneś zacząć od nawyku zrobienia przeglądu tego, co masz do zrobienia następnego dnia. Niby proste, niby każdy korzysta z organizerów, kalendarzy lub innych narzędzi. No… Może jednak nie każdy… A jeżeli nawet korzysta, to często uznaje niektóre wydarzenia oraz czynności za nieistotne i niewarte wpisania do kalendarza.
A warto! Najczęściej, bowiem zapominamy o takich drobiazgach, jak czas na dojazd do pracy, uczelni lub w inne miejsca zaplanowanych przez nas zadań. To tak, jakby w naszym przepisie na ogórki kiszone za każdym razem zapominać o koprze, lub wodzie, co gorsza. Wyszły by Ci wtedy dobre ogórki kiszone? W najlepszym wypadku – niesmaczne. Tak samo, jak dzięki przyprawom ogórki zyskują swój smak, tak samo wiele rzeczy, które na co dzień robimy, otoczonych jest mniejszymi, które też musimy wykonać, bo inaczej się nie da. Abyś był na zajęciach – musisz na nie dojechać. Abyś mógł posprzątać – musisz mieć sprzęt itp. itd.
Te wszystkie rzeczy, które musimy wykonać w czasie dnia, a są one stale się powtarzające, bardzo często są przez nas nieuwzględniane. Być może też nie doceniasz, ile rzeczywiście masz wolnego czasu, bo nie dostrzegasz tych stałych elementów?
Słoika nie rozciągniesz!
Słoik nie jest z gumy i tak samo czas Twojego dnia nie jest z gumy. Dla każdego rozmiar dnia to 24 godziny. Jeżeli spróbujesz rozciągnąć swój dzień, skończy się to jego „potłuczeniem”. Tak się właśnie dzieje, gdy próbujesz upchnąć zbyt dużo spraw w jednym dniu. Zazwyczaj, żeby z nimi zdążyć, próbujesz rozciągnąć dzień i na przykład zawalasz nockę. Potem odsypiasz i budzisz się za późno. Wtedy, o tyle ile czasu poświęciłeś na odsypianie, masz ,,zmniejszony rozmiar” dnia następnego.
Ostatecznie, konsekwencją, jest nie tylko nie dokończenie zadań z dnia poprzedniego, które wiszą Ci teraz, ale też łatwiej jest Ci odkładać sprawy na później. Wystarczy kilka dni w których przeginasz, a w tym wypadku rozciągasz dostępny Ci w czasie dnia czas, a rozpoczynasz spiralę wiecznego niedokańczania spraw. Tę wymówkę już znasz: „Nie zrobiłem tego, bo zabrakło mi czasu.” Od tej pory zawsze masz kilka spraw niedokończonych, bo zabrakło Ci czasu.
Podsumowując powodem numer jeden nienadążania z zadaniami dnia codziennego jest to, że próbujesz robić zbyt dużo w stosunku do dostępnego Ci czasu dnia.
Próbujesz robić zbyt dużo?…
Wiele osób, które są zielone w tematyce zarządzania sobą w czasie, nie ma wystarczającej świadomości, jak dużo (lub jak mało) *realnie* są w stanie zrobić w czasie typowego dnia. W rezultacie ustalają sobie niemożliwe do zrealizowania ilości spraw do odkreślenia. Gdy nie udaje im się wykonanie tej (niemożliwej oczywiście) listy, zamęczają się jacy to są ,,niewydajni” i ,,nieproduktywni”.
Zamiast się zamartwiać, jest jednak na taki problem lepsze, bardziej racjonalne rozwiązane:
…Przeprowadź audyt czasowy!!!
Zanim zaczniesz ustalać jakiekolwiek zadania do zrobienia na jutro, czy na kilka dni w przyszłość, zapisz na kartce papieru wszystkie ustalone już spotkania i wydarzenia. Szczególnie te, na które nie masz wpływu.
Jako przykład:
8:30-10:00 – Poranne zajęcia na uczelni (wykład).
12:30 – 1:00 – Spotkanie z prof. w sprawie magisterki.
20:00 – 22:00 – Spotkanie z ludźmi z grupy na piwie w knajpie.
To są wszystkie rzeczy, co do których nie masz elastyczności czasowej. One niejako określają (zmniejszają) dostępny Ci ,,rozmiar słoika”, do którego potem możesz już dowolnie wkładać składniki. Oczywiście normalnie liczysz rozmiar swojego dnia w godzinach, a nie litrach jak słoik ;)
Następnie stwórz odcinki czasu na wszystkie swoje dzienne sprawy, które możesz wrzucić (niczym ogórki) mniej więcej tam, gdzie chcesz, bo to, kiedy je wykonasz – zależy od Ciebie.
Nasze przykładowe zmiany (zaznaczone poprzez wcięcie od przodu) poprzedniego planu dziennego:
8:30-10:00 – Poranne zajęcia na uczelni (wykład).
——————
10:00 – 11:00 – Czytanie ksera na egzamin z psychologii ogólnej.
11:00 – 12:00 – Zadanie domowe ze statystyki.
——————-
12:30 – 13:00 – Spotkanie z prof. w sprawie magisterki.
——————-
13:00 – 14:00 – Lunch na stołówce, pogadanie ze znajomymi z roku.
14:00 – 15:30 – Dojazd z uczelni na siłownię.
15:30 – 16:30 – Siłownia.
16:30 – 17:00 – Prysznic i dojazd do domu.
17:00 – 17:30 – Obiadokolacja.
18:00 – 19:00 – Notatki z podręcznika lub przejrzenie notatek z wykładu.
19:00 – 20:00 – Dojazd do miasta.
——————–
20:00 – 22:00 – Spotkanie z ludźmi z grupy na piwie w knajpie
Przyjmując takie podejście widzisz, jak dużo (lub mało) może się na prawdę zmieścić w ciągu Twojego dnia. Gdy to zrobisz, będziesz w stanie zobaczyć, jaka lista zadań jest w ogóle realna do zmieszczenia na dany dzień. Właśnie zasymulowałeś sobie, jak właściwie może on wyglądać.
Co sądzisz o ,,teorii słoika ogórków kiszonych” w zarządzaniu czasem? Z jakiej jej części już korzystasz i jak się to u Ciebie sprawuje? A może masz jakieś usprawnienia, których tutaj nie umieściłem? Podziel się swoimi przemyśleniami i opinią w komentarzu. Każdy głos się liczy :)
Pingback: 2 proste narzędzia do monitorowania wyciekającego Ci czasu!
Pingback: 2 proste narzędzia pozwalające Ci znaleźć wampiry wysysające Twój czas i obniżające Twoją produktywność